Die E-Rechnungspflicht gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 für den Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Geschäft, während die Ausstellung gestaffelt bis 2028 folgt. Der Erfolg der Umstellung entscheidet sich daran, wie eng Sie ERP, Buchhaltung und Archiv miteinander verzahnen. Und genau hier hakt es bei vielen Mittelständlern.
Der Empfang von E-Rechnungen läuft in den meisten Betrieben inzwischen technisch. Die eigentliche Arbeit beginnt erst danach: Eingehende Daten müssen automatisch gegen Bestellung und Wareneingang laufen und am Ende rechtssicher im Archiv landen, ohne dass jemand Belege händisch zwischen Systemen hin- und herträgt.
Stand der Quellenprüfung: 15. September 2026
Bei den gesetzlichen Fristen und Formaten zeigen aktuelle Zahlen genau, woran es in vielen Betrieben noch hängt:
Zuerst wählen Sie das Format. Direkt im Anschluss geht es darum, dieses Format sauber in Ihre Abläufe einzupassen, vom Einkauf bis ins Archiv. Pflichtformat ist die EU-Norm EN 16931, die in Deutschland über XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt wird, wie die IHK Region Stuttgart zur Formatpflicht erläutert.
Viele Unternehmen verwechseln an dieser Stelle Transportweg und Rechnungsinhalt. Das führt schnell zu Fehleinschätzungen bei der Projektplanung.
Klarstellung: Peppol regelt den Transportweg zwischen Sender und Empfänger nach dem 4-Corner-Modell. Welches Rechnungsformat dabei übertragen wird, legt das Netzwerk selbst nicht fest. Nationale Peppol-Authority in Deutschland ist die KoSIT in Bremen, die auch für die XRechnung zuständig ist. Im Bereich B2G ist Peppol in Deutschland bereits relevant, für B2B-Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen hat es sich bisher noch nicht als Standard etabliert.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen müssen Sie strukturierte E-Rechnungen trotzdem, seit dem 1. Januar 2025 und unabhängig von diesen Ausnahmen. Wer das ERP nicht sofort umstellen kann, sollte den Empfangsweg dennoch klären, etwa über eine Integrationslösung, die eingehende ZUGFeRD-Rechnungen ins bestehende System einspielt, ohne dass die Kernanwendung selbst schon E-rechnungsfähig ist.
Am ERP selbst müssen Sie in der Regel nur die Schnittstellen zwischen Einkauf, Rechnungseingang, Freigabe und Archiv anpassen. Bestehende EDI-Verfahren wie EDIFACT INVOIC erfüllen die EN 16931 grundsätzlich nicht, wie das Bundesministerium der Finanzen klarstellt. Für die Umstellung reicht in der Praxis meist eine Gateway- oder Mapping-Lösung, die AS2 oder SFTP als Übertragungsweg beibehält und nur den Rechnungsinhalt konvertiert.
Mapping-Fehler bei Pflichtfeldern und abweichenden Steuercodes gelten dabei als häufigste Fehlerquelle bei der Umstellung von EDIFACT auf EN16931. Wenn Sie die Konvertierungslogik selbst bauen, unterschätzen Sie leicht, wie viele Sonderfälle einzelne Lieferanten und Kunden über die Jahre in ihre EDI-Nachrichten gepackt haben. Für eine ERP-nahe Integrationslogik, etwa bei SAP-Anbindungen, lohnt sich deshalb ein separater Blick auf die Mapping-Regeln, bevor der reguläre Rechnungslauf produktiv geht.
Wichtig bei ZUGFeRD: Rechtlich maßgeblich ist ausschließlich der strukturierte XML-Datensatz. Die mitgelieferte PDF-Ansicht hat für die Prüfung keine eigene Bedeutung. In der Praxis ist die inhaltliche Übereinstimmung zwischen PDF und XML nicht automatisch abgesichert, sondern muss aktiv geprüft werden, ein Punkt, der in E-Rechnungsprojekten immer wieder unterschätzt wird.
Bleibt noch das Archiv am Ende der Kette. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege wurde zum 1.1.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, für Jahresabschlüsse und Bilanzen gilt weiterhin die Zehn-Jahres-Frist, so die Neuregelung in § 14b UStG. Läuft die Ablage der E-Rechnungen über einen manuellen Export, entsteht genau der Medienbruch, den die Umstellung eigentlich beseitigen sollte: Jemand exportiert, benennt und verschiebt Dateien händisch, obwohl der Rechnungseingang die Daten bereits strukturiert vorliegen hat. Wer die komplette Kette von Einkauf bis Archiv als ein zusammenhängendes Projekt denkt, findet solche Lücken vor dem Go-live, wie wir es in End-to-End-Integrationsprojekten regelmäßig sehen.
Eine stabile Umsetzung ist selten eine reine IT-Aufgabe. Sie braucht ein Team, das über Fachbereichsgrenzen hinweg entscheiden darf. Nach unserer Erfahrung aus mehreren E-Rechnungsprojekten hängt der Erfolg an einem funktionsübergreifenden Projektteam, ergänzt um eine gründliche Prozessanalyse und Schulungen, die schon in den ersten Projektwochen stattfinden.
Auf der Ausgangsseite ist das Bild uneinheitlich. Eine repräsentative YouGov-Befragung von 502 Unternehmen im Auftrag von easybill zeigt: Ein Drittel der Unternehmen hat noch nie eine E-Rechnung versendet, während 42 Prozent das schon regelmäßig tun, rund ein Viertel hat die Umstellung eigenen Angaben zufolge bereits vollständig abgeschlossen. Wenn Sie die Zuständigkeiten erst klären, sobald der erste Fehler auftaucht, landet jede Ausnahme wieder bei der Buchhaltung. Der Aufwand ist dann genauso hoch wie vor der Umstellung.
Über einen stabilen Betrieb entscheiden am Ende drei Datenfelder: die Kunden- und Lieferantennummern, die Artikel- oder Materialnummern und die E-Mail-Adressen für den Versand. Nach unserer Erfahrung aus mehreren E-Rechnungsprojekten sind genau diese drei Bereiche die häufigsten Fehlerquellen, wenn Rechnungen nicht automatisch zugeordnet werden können.
Orientierungswert, kein Standard: Eine Agentur-Schätzung nennt für die reine Datenbereinigung im Rahmen der Umsetzung einen Richtwert von vier bis sechs Wochen. Es handelt sich um eine einzelne Agentur-Einschätzung, sie zeigt aber, dass Datenqualität im Projektplan ein eigenes, fest eingeplantes Arbeitspaket verdient.
Prüfregeln sollten deshalb schon beim Rechnungseingang greifen. Fehlt die Steuernummer, stimmt der Steuercode nicht mit dem hinterlegten Lieferantenprofil überein oder lässt sich die Bestellreferenz nicht auflösen, sollte die Rechnung automatisch markiert werden, bevor sie in die Freigabe geht. Genau an dieser Stelle passieren die meisten Mapping-Fehler bei der Umstellung von EDIFACT auf EN16931-konforme Formate, weil Pflichtfelder und Steuercodes zwischen Alt- und Neusystem nicht identisch definiert sind.
Eine sichere Umstellung läuft über einen Parallelbetrieb: Altverfahren und neues Format laufen mehrere Wochen gemeinsam, bevor der eigentliche Umschaltstichtag kommt. DATEV verarbeitete im ersten Halbjahr 2026 bereits über 51 Millionen E-Rechnungen, nach gut 64 Millionen im gesamten Jahr 2025. DATEV-Chef Robert Mayr ordnet das als Wachstum ein, warnt aber zugleich, dass viele mittelständische Unternehmen die Übergangsfrist bewusst ausreizen wollen, statt frühzeitig umzustellen.
Eine Befragung des ZDH unter 1.926 Handwerksbetrieben aus 52 Handwerkskammern bestätigt, dass Empfang und Versand von E-Rechnungen in der Praxis noch nicht reibungslos verlaufen, obwohl bereits rund ein Drittel der befragten Betriebe selbst E-Rechnungen ausstellt.
Nach dem Go-live braucht der Betrieb deshalb weiterhin Aufmerksamkeit, etwa über laufendes Monitoring der Schnittstellen. Wir begleiten genau diesen Übergang von der Umsetzung in den aktiven Betrieb mit Remote-Monitoring, damit Abweichungen auffallen, bevor sie zu Zahlungsverzögerungen führen.
Der häufigste Fehler ist eine Insellösung in der Buchhaltung, die E-Rechnungen zwar verarbeitet, aber nicht mit Einkauf, Freigabe und Archiv verbunden ist. Unternehmen konzentrieren sich auf Versand und Empfang und vernachlässigen die Prozesse dahinter, etwa den Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang, wodurch am Ende mehr manuelle Nacharbeit entsteht als vor der Umstellung.
Bleibt die Insellösung bestehen, geht ein spürbarer Teil des möglichen Effizienzgewinns verloren, weil jede Ausnahme von Hand in der Buchhaltung bearbeitet wird, statt automatisch gegen Bestellung und Wareneingang zu laufen.
Fehlt die durchgängige Sicht auf die gesamte Kette, merken Sie das meist erst im Betrieb, wenn keiner mehr sagen kann, welches System für eine hängende Rechnung zuständig ist. Wenn Sie Einkauf, ERP, Freigabe und Archiv von Anfang an als eine Kette denken, entsteht diese Lücke erst gar nicht.
Als konkreten nächsten Schritt empfehlen wir, die komplette Kette von der Bestellung bis zur Archivierung einmal durchzuspielen, bevor Sie über Softwareauswahl entscheiden. Für Unternehmen, die diese Prozess- und Schnittstellenarbeit nicht allein stemmen wollen, begleiten wir sowohl die operative Umsetzung als auch den Betrieb danach aus einer Hand, von der ersten Prozessaufnahme bis zum laufenden Monitoring der Schnittstellen.
Ab wann müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format ausstellen können. Für kleinere Unternehmen greift diese Pflicht erst ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin bleibt in beiden Fällen der Empfang von E-Rechnungen bereits seit 2025 verpflichtend.
Dürfen wir bis Ende 2026 noch PDF-Rechnungen versenden?
Ja, Papier- und PDF-Rechnungen bleiben bis zum 31. Dezember 2026 zulässig, wenn der Empfänger dem ausdrücklich zustimmt. Ohne diese Zustimmung sollte die Ausstellung schon jetzt in einem zulässigen E-Rechnungsformat erfolgen. Ab 2027 greifen dann die umsatzabhängigen Fristen für die Ausstellungspflicht.
Muss unser EDI-System für die E-Rechnungspflicht komplett ersetzt werden?
Nein, meist reicht eine Gateway- oder Mapping-Lösung, die den bestehenden Übertragungsweg wie AS2 oder SFTP beibehält und nur den Rechnungsinhalt konvertiert. EDIFACT INVOIC erfüllt die EN 16931 zwar nicht direkt, ein kompletter Austausch der Infrastruktur ist deshalb aber nicht nötig. Diese Übergangslösung für EDI-Verfahren ist bis Ende 2027 zulässig.
Wie lange müssen E-Rechnungen jetzt aufbewahrt werden?
Rechnungen und Buchungsbelege müssen seit dem 1. Januar 2025 noch acht Jahre aufbewahrt werden, zuvor waren es zehn Jahre. Für Jahresabschlüsse und Bilanzen gilt weiterhin die Zehn-Jahres-Frist. Die Verkürzung wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz eingeführt.
Sind Kleinbetragsrechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Für die Ausstellung gibt es Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Kleinunternehmer bleiben außen vor. Empfangen müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025.
Quellen:
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