Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Die Pflicht zum Versand folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle anderen. Für das ERP heißt das: Stammdaten, Freigaben und Archivlogik ändern sich gleichzeitig, nicht nacheinander.
Viele Unternehmen behandeln die Umstellung wie ein reines Software-Update am Rechnungsausgang. Tatsächlich hängen Kreditorenstamm, Freigabe-Workflow und DMS-Anbindung genauso eng zusammen wie das Rechnungsformat selbst, und genau an diesen Übergaben scheitert die Praxis am häufigsten.
Stand der Quellenprüfung: 15. September 2026
Zwischen „wir können empfangen“ und einem sauberen, durchgängigen Prozess liegen oft Welten. Mehrere unabhängige Befragungen aus 2025 und 2026 zeigen, wie groß der Abstand wirklich ist:
Seit Jahresbeginn 2025 gilt die Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, rechtliche Grundlage ist Art. 23 des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024, der § 14 UStG neu gefasst hat. Ausstellen müssen Unternehmen eine E-Rechnung erst gestaffelt: ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für den Rest.
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungssteller für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze noch Papier verschicken. PDF und andere elektronische Formate brauchen in dieser Zeit die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers, Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben dafür sogar bis Ende 2027 Zeit.
Rechtlich zählt dabei nur, was der europäischen Norm EN 16931 entspricht: ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie reines XRechnung-XML oder ZUGFeRD ab Profil Comfort/EN16931. Ein normales PDF gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern.
Für IT- und Prozessverantwortliche ist die Kette hinter dem Datum entscheidend: Stammdaten, Freigaben, Archiv und Rückmeldungen hängen technisch und organisatorisch zusammen. Wir schauen uns ERP-Anpassungen deshalb nie isoliert an, sondern zusammen mit Buchhaltung, DMS und den externen Portalen, an denen das ERP hängt. Wie sich ZUGFeRD auch dann integrieren lässt, wenn das ERP selbst noch keine native E-Rechnungsfunktion mitbringt, zeigt unser Beitrag zu PDF und ZUGFeRD in der Datenintegration.
Die meisten Pflichtfelder einer E-Rechnung liegen nicht im einzelnen Beleg, sondern im Debitoren- und Kreditorenstamm des ERP. Fehlt dort ein Feld oder stimmt der Code nicht, scheitert die Rechnung, bevor sie überhaupt inhaltlich geprüft wird.
Gut zu wissen: Der EAS-Schema-Code sagt dem empfangenden System, wie die elektronische Adresse einer Firma zu lesen ist. Ohne den richtigen Code kann selbst eine korrekt eingetippte Adresse als ungültig zurückkommen.
In der Praxis heißt das: Ohne saubere Stammdaten läuft keine Validierung durch. Die Pflege dieser Felder ist die eigentliche Vorarbeit, wer sie im Projektplan nach hinten schiebt, holt sie später als Dauerproblem wieder ein. Wie sich diese Felder direkt aus dem SAP-Kreditorenstamm ableiten lassen, statt sie händisch zu pflegen, beschreiben wir in unserem Beitrag zur SAP-Anbindung in der Datenintegration.
Ob eine eingehende E-Rechnung verarbeitet werden kann, entscheidet die Prüfung direkt beim Eingang, lange bevor die Buchhaltung den Beleg überhaupt sieht. Nach einer Auswertung von Thomson Reuters, veröffentlicht über den Verband elektronische Rechnung (VeR), scheitern rund 18 Prozent der per E-Mail eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen bereits an Formatfehlern, ein Wert, der sich ausschließlich auf den E-Mail-Eingang bezieht und je nach Übertragungsweg deutlich variiert.
Über alle Eingangskanäle hinweg sinkt die Fehlerquote mit wachsender Erfahrung spürbar: Wer die Prüfung einmal fest in den Prozess einbaut, bekommt die anfänglichen Formatprobleme erfahrungsgemäß schnell in den Griff.
Fachlich unterscheidet das BMF drei Fehlerarten: Formatfehler, wenn die Datei gar keine gültige E-Rechnung ergibt, Geschäftsregelfehler wie ein fehlendes Pflichtfeld Buyer Reference (BT-10), und Inhaltsfehler bei falschen umsatzsteuerlichen Angaben. Formatfehler bedeuten nach Ende der Übergangsfristen, dass formal gar keine E-Rechnung vorliegt, ein Vorsteuerabzug scheidet damit aus. Inhaltsfehler bei umsatzsteuerlich relevanten Angaben wirken sich ebenso direkt auf den Vorsteuerabzug aus, Geschäftsregelfehler dann, wenn sie ein umsatzsteuerlich relevantes Pflichtfeld betreffen.
Wer Rechnungen über das Peppol-Netzwerk austauscht, bekommt die Prüfung strukturiert zurückgemeldet. Im Vier-Corner-Modell laufen Belege vom eigenen Access Point zum Access Point des Empfängers, drei Rückmeldetypen zeigen, wo es hakt:
Auf der Ausgangsseite entscheiden vor allem Freigabe-Workflows und Anhänge darüber, ob eine E-Rechnung überhaupt rechtskonform das Haus verlässt. Ein klassischer Medienbruch entsteht, wenn eine Rechnung im E-Mail-Postfach freigegeben, aber anschließend händisch ins ERP zurückübertragen wird.
Ohne definierte Eskalations- und Vier-Augen-Regeln kann an dieser Stelle niemand mehr sauber nachvollziehen, wer was freigegeben hat. Am Ende steht dann trotzdem wieder ein Papierprozess mit Extra-Schritt, nur eben mit einer E-Rechnung als Anhang.
Zusätzliche Belege wie Lieferscheine oder Stundennachweise lassen sich bei ZUGFeRD als Base64-codierte Dateien direkt im XML mitschicken. Welche Formate und wie viele Anhänge zulässig sind, hängt aber vom gewählten Profil ab, von Basic über Comfort/EN16931 bis Extended, und selbst die technischen Spezifikationen sind an dieser Stelle nicht vollständig widerspruchsfrei.
Weil viele Rechnungen weiterhin per E-Mail verschickt werden, hat das inzwischen auch rechtliche Konsequenzen bekommen. Das OLG Schleswig-Holstein verpflichtete ein Unternehmen im Dezember 2024 zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung beim E-Mail-Versand, nachdem eine manipulierte Rechnung zu einer Fehlüberweisung von rund 15.000 Euro geführt hatte. Nach Auffassung des Gerichts trägt der Absender die Verantwortung für den sicheren Transportweg.
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt ab 1.1.2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren für Rechnungen, Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Einzelne Fachquellen nennen für Papierrechnungen weiterhin zehn Jahre, hier ist die Literatur nicht vollständig einheitlich, weshalb wir zur Klärung im Einzelfall raten.
Klarstellung des BMF: Bei hybriden ZUGFeRD-Rechnungen ist im Konfliktfall zwischen sichtbarem PDF und eingebettetem XML ausschließlich der XML-Teil maßgeblich. Ein BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 stellt klar, dass die Archivierung des XML-Teils ausreicht, der PDF-Teil wird nur relevant, wenn er zusätzliche steuerrelevante Angaben wie Buchungsvermerke trägt.
Die Rückmeldetypen aus dem Validierungsprozess gehören ins gleiche Archiv wie die Rechnung selbst, sonst fehlt im Streitfall der Nachweis, wann und warum ein Beleg abgelehnt wurde. Wie sich Validierungs-, Freigabe- und Archivregeln als wiederholbare Vorlage statt Einzellösung abbilden lassen, zeigen wir in unserem Beitrag zu Best Practices und Templates in der Datenintegration.
Mehrere unabhängige Befragungen legen nahe, wo die Reihenfolge ansetzen sollte. Laut einer Umfrage des Verbands elektronische Rechnung (VeR) mit SEEBURGER können 62 Prozent der Unternehmen strukturierte E-Rechnungen bereits empfangen, aber nur 24 Prozent verarbeiten sie auch vollständig digital weiter. Der Engpass liegt also fast nie im Postfach. Er sitzt in der Kette danach.
Eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) unter knapp 2.000 Betrieben zeigt, wie groß die gefühlte Belastung dabei ausfällt: 2025 gingen im Schnitt rund 1.200 Eingangsrechnungen pro Betrieb ein, aber nur etwa die Hälfte davon als echte E-Rechnung. Eine YouGov-Umfrage im Auftrag von easybill unter 502 Unternehmen bestätigt das Muster: 38 Prozent stecken mitten in der Umstellung, 29 Prozent haben noch nicht begonnen, und 21 Prozent stellen ihre Rechnungen weiterhin mit Word oder Excel.
Stammdatenpflege am Anfang, Archivierung am Ende, weiter auseinander geht es im Prozess kaum. Technisch hängen beide Punkte aber direkt zusammen: Eine falsch hinterlegte elektronische Adresse im Kreditorenstamm sorgt nicht nur für eine Rückweisung beim Versand, sie verhindert am Ende auch, dass im Archiv überhaupt ein gültiges, maschinenlesbares Original liegt.
Für die interne Abstimmung lohnt sich deshalb eine gemeinsame Liste aller Prozessstellen mit den jeweils Verantwortlichen: wer die Stammdaten pflegt, wer die Freigaberegeln definiert, wer das DMS betreut. Diese Liste wird zur Arbeitsgrundlage für den nächsten Termin zwischen IT, Buchhaltung und den Fachbereichen, bevor die nächste Ausstellungsfrist näher rückt.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro?
Nein, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Gleiches gilt für Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Dürfen wir Rechnungen 2026 noch per PDF verschicken?
Ja, bis Ende 2026 ist das für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze möglich, allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers. Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben für sonstige elektronische Formate sogar bis Ende 2027 Zeit.
Muss der PDF-Anteil einer ZUGFeRD-Rechnung im Archiv erhalten bleiben?
Der eingebettete XML-Teil reicht für die GoBD-konforme Archivierung völlig aus. Den PDF-Teil müssen Sie nur dann zusätzlich aufbewahren, wenn er eigene steuerrelevante Angaben wie Buchungsvermerke enthält.
Wie lange müssen wir E-Rechnungen ab 2025 aufbewahren?
Acht Jahre, seit das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist zum 1.1.2025 von zehn auf acht Jahre gesenkt hat. Jahresabschlüsse bleiben allerdings bei zehn Jahren, und einzelne Fachquellen nennen für Papierrechnungen weiterhin zehn.
Was bedeutet eine MLR-Rückmeldung, wenn unsere Rechnung im Peppol-Netzwerk abgelehnt wird?
Eine Message Level Response meldet einen strukturellen oder fachlichen Fehler, der vor der vollständigen Annahme der Rechnung erkannt wurde. Sie kommt vor der kaufmännischen Rückmeldung und zeigt konkret, welches Feld oder welche Regel die Ablehnung ausgelöst hat.
Quellen:
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