Elektronische Rechnungsverarbeitung2019-01-25T11:52:49+00:00

Elektronische Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnung

Jeden Monat sind von Unternehmen hunderte oder sogar Tausende von Rechnungen zu bearbeiten. Dies geschieht oft noch händisch und auf dem Papier. Allerdings ist das nicht notwendig und lässt sich durch den Austausch von Daten in elektronischem Format via Schnittstellen vermeiden.

Elektronischer Daten-
austausch durch EDI

Der Europäische und auch der weltweite Markt verändern sich im Bereich der Digitalisierung fortwährend. Diesbezüglich sind vor allem Unternehmen in verschiedener Hinsicht betroffen. Nur ein Beispiel für den digitalen Prozessablauf ist Electronic Data Interchange (EDI). EDI ist ein standardisiertes Format für Datenaustausch auf elektronischer Ebene und ersetzt dadurch herkömmliche Papier-Dokumente. Daten können dadurch via elektronischem Dokument übermittelt werden, welche von Sender und Empfänger gleichermaßen lesen lassen. Eine weitere Möglichkeit ergibt sich durch den ZUGFeRD-Standard. Auch dieser erlaubt es Rechnung zwischen Unternehmen, aber auch Behörden auszutauschen. Da es ein allgemeingültiges Format ist, welches die Rechnungsdaten in strukturierter Form wiedergibt, wodurch die Daten automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Ein genereller Vorteil ist, dass Standarddokumente elektronisch zwischen Unternehmen ausgetauscht und übernommen werden können, ohne, dass das weitere Einwirken von Angestellten notwendig ist. Datenfehler, durch manuelle Eingaben oder Dopplungen, lassen sich dadurch vermeiden und Papierberge und deren Bearbeitung reduzieren. Der Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen lässt sich so ganz einfach per Mausklick steuern. Somit sind Geschäftsvorgänge nicht nur unkompliziert, sondern lassen sich auch schneller abwickeln.

Automatisierter Rechnungsworkflow für schlanke Prozesse

Auch die elektronische Rechnung oder auch E-Invoicing ist eine neue Manier der digitalen Wirtschaftswelt hin zu einer automatischen Rechnungsverarbeitung. Der lästige Vorgang der manuellen Eingabe von Daten wird durch eine automatische Erfassung aller Informationen, die in derer Rechnung stehen, ersetzt. Dies ist nicht nur eine kostensparende, sondern auch eine zeitsenkende Alternative zur bisherigen Methode des manuellen Erfassens.

Die automatisch ausgelesenen buchungsrelevanten Daten können dann für andere Systeme und Programme zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Dadurch entsteht die Möglichkeit, dass man die Rechnungen automatisch mit den offenen Bestellungen abgleichen kann, das bedeutet, dass eine Wareneingangskontrolle stattfindet, bei der die Rechnungen automatisch geprüft werden.

Rechtliche Änderungen

Doch die neue Art der Rechnungsverarbeitung ist nicht nur effizienzsteigernd für das eigene Unternehmen, sondern wird auch aus rechtlicher Sicht zu einem immer Thema. Bereits im November 2018 treten für Bundesbehörden und Verfassungsorgane die Richtlinie 2014/55/EU durch das E-Rechnungsgesetz in Kraft. Genau ein Jahr später gilt dies dann auch für öffentliche Auftraggeber. Für Unternehmen hat das zur Folge, dass nur vollständige Rechnungen von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert werden, d.h. wiederum, dass alle relevanten Daten in strukturierter Form vorhanden sein müssen.

Wir bieten Ihnen an, Sie bei der Implementierung eines Systems zur elektronischen Rechnungsverarbeitung egal ob auf Rechnungseingangs- oder -ausgangsseite zu beraten und durch unsere technologischen Kenntnisse und Erfahrungen zu unterstützen.