Dokumenten und Workflowmanagement2019-01-25T11:10:42+00:00

Dokumenten- & Workflowmanagement

Dokumentenmanagement

Unternehmen kennen das Problem, dass Dokumente oft schwer auffindbar sind und die Aktenhaltung viel Lagerplatz in Anspruch nimmt. Dies verursacht entsprechende Kosten. Hinzu kommen noch gesetzlichen Vorgaben und Regelungen zur Datenaufbewahrung. Um die täglich anfallenden Masse von Geschäftsdokumenten zu bewältigen, egal ob in Papier- oder Digitalform, kann ein DMS (Dokumentenmanagement-System) die Lösung sein. Es optimiert nicht nur die Dokumentenerstellung, -bearbeitung, und -archivierung, sondern verbessert gleichzeitig den Kundenservice und spart Zeit und Geld.

Ein DMS ermöglicht die Bereitstellung aller Dokumente, unabhängig von ihrem Format oder Alter, durch eine zentrale Archivierung. Auf Kundenanfrage ist es so einfach die gewünschten und kundenspezifischen Dokumente via Schlagwort oder Volltextsuche abzurufen. So können Dokumente digital weitergegeben und von unterschiedlichen Mitarbeitern mobil oder am PC bearbeitet werden. Weitere Vorteile stellen die Absicherung im Fall von Wasser- und Brandschäden, sowie die Aufbewahrungspflicht dar, welche so ganz einfach zu handhaben ist.

Auch besteht dabei die Möglichkeit Zugriffsregeln für einzelne Benutzer oder ganze Benuztergruppen wie bspw. eine Abteilung festzulegen. Durch ein solches Berechtigungskonzept wird individuell festgelegt, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente zugreifen und diese nur einsehen oder sogar bearbeiten kann. So kann jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Aufgaben auf das System zugreifen. Dies kann unbeabsichtigtes Handeln vorbeugen und dient zum Schutz der Mitarbeiter.

Workflowmanagement

Erfolgreiche Unternehmen, wollen aber nicht nur ihre Dokumente effizienter verwalten, sondern auch ihre Geschäftsprozesse immer weiter optimieren und verbessern. Dabei haben unterschiedliche Prozesse auch unterschiedliche Aufgaben, welche in festgelegten Zeiträumen zu erledigen sind. Mit diesem Thema befasst sich das Workflow-Management. Damit jeder einzelne Teilprozess einwandfrei abläuft, müssen Reihenfolgen, Fristen und Vereinbarungen ebenso wie Gesetzesvorgaben beachtet werden. Darüber hinaus hat jedes Unternehmen seine eigene Strategie, wie einzelne Aufgaben durch die notwendigen Abteilungen, Standorte und IT-Systeme zu leiten sind.

Dabei sind an vielen Vorgängen mehrere Personen beteiligt, wodurch oft nicht nachvollziehbar ist, wie die Auslastung einzelner Abteilungen ist und auf welchem Stand die Bearbeitung ist. Durch die hinterlegten Rahmenbedingungen in einem Workflow-Management-System lässt sich genaustens bestimmt , welcher Mitarbeiter welche Aufgaben vorliegen hat und unter welchen Zeitparametern dies geschehen muss. So lassen sich auch EDV unabhängige Aufgaben verteilen und die dafür nötigen Maßnahmen einleiten. Sämtliche Prozesse sind so transparent umsetzbar, wodurch die zusätzliche Qualität steigt. Ein unabhängiges Workflow-Management-System kann dadurch Brücken zwischen unterschiedlichen Systemen (wie einem ERP-System und der Kommunikation per E-Mail) bauen und verhilft zu schnellerer und übersichtlicher Bearbeitung der anfallenden Aufgaben.

Informationsmanagement

Um herausfordernde Unternehmensaufgaben zu meistern, sind transparente und stetig verfügbare Informationen das A und O. In einem Zeitalter, in dem Unternehmen jeden Tag Berge an Informationen und Daten bewältigen, wird Informationsmanagement zu einem immer bedeutsameren Thema. Das Informationsmanagement dient dazu innerhalb eines Unternehmens eine Infrastruktur für Informationen aufzubauen. Diese muss ausgearbeitet und genutzt werden, um zum Unternehmenserfolg beizutragen. Dabei ist nicht nur die Entwicklung einer Strategie wichtig, die festlegt, wie Informationen gehandhabt werden, sondern vor allem auch die Methoden, Techniken und Tools, welche gewährleisten, den richtigen Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zukommen zu lassen.

So kann man auf die Anforderungen am Markt interaktiver und flexibler reagieren. Denn durch ein transparentes Informationsmanagement lässt sich der Nutzungsgrad von Informationen in mehrfacher Hinsicht reduzieren. Einmal gepflegte Daten lassen sich so nicht nur an ein und derselben abgelegten Stelle abfragen, sondern sind auch an anderen Stellen im System verfügbar. So lassen sich Mehrfacheingaben reduzieren und die richtigen Informationen zur richtigen Zeit immer und überall bereitstellen.

Wissensmanagement

Das Wissensmanagement geht dabei noch über das Informationsmanagement hinaus. Es zielt darauf ab Wissen optimal zu nutzen um Unternehmensziele zu erreichen. Dabei lässt sich das Wissen dokumentieren und durch technische Hilfsmittel verfügbar machen. Hierbei besteht das explizite Wissen aus Informationen, welche im System unterschiedlich gespeichert wurden und somit abrufbar sind. Im Gegensatz hierzu stellt implizites Wissen nicht greifbares Erfahrungswissen dar, welches der Mitarbeiter sich durch eigenständiges Erarbeiten aneignet.

Um in Unternehmen internes Wissen effektiv einzusetzen, kann eine unternehmensinterne Wiki-Software die Lösung sein. Diese kann nicht nur als Dokumentenablage dienen, sondern auch ein gemeinsames Schreiben an Dokumenten, Konzepten und Projekten für alle Mitarbeiter ermöglichen. So lässt sich nicht nur Kopfwissen reduzieren, sondern es können auch unterschiedliche Mitarbeiter unabhängig voneinander Informationen weitergeben ohne, dass diese zuvor direkt miteinander kommuniziert haben. Eine sichere Abwicklung von Geschäftsprozessen kann dadurch kontinuierlich ausgeführt werden.

Auch besteht hier die Möglichkeit unterschiedliche Benutzerrollen zu vergeben, damit Benutzer nur auf die für sie vorgesehenen Einträge und Dokumente zugreifen können. So wird das Wissen gezielt delegiert. Einträge und Dokumente lassen sich so zielorientiert suchen und durchsucht mit Hilfe von hinterlegten Schlagworten und der Volltextsuche. All dies unterstütz vor allem neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung in das neue System und beim Finden von relevanten Informationen.

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