Belegautomatisierung2019-01-25T12:01:11+00:00

Belegautomatisierung

Optimale Prozesse
im Rechnungswesen
mit E-Invoice-Suite

Zusammenfassung
der wichtigsten
Leistungsmerkmale

» Die E-Invoice-Suite ist das Standardprodukt für die Rechnungsverarbeitung
» Minimaler Konfigurationsaufwand
» Kontinuierlich selbstlernendes System
» Automatische Erkennung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen
» Automatische Erfassung aller Rechnungsinformationen
» Kopfdaten (Kreditor, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, …)
» Fußdaten (Nettobetrag, Bruttobetrag, Mehrwertsteuersätze, Endbetrag, …)
» Positionsdaten (Menge, Einzelpreis, Positionspreis, Rabatt, …)
» Automatische Prüfung der ausgelesenen Rechnungsinhalte
» Positionsunabhängige Suche

Ihre Vorteile durch
die E-Invoice-Suite

» Zeiteinsparung in Buchhaltung für ausbleibende manuelle Datenerfassungen
» Universelle Erkennung und Verarbeitung: Die Rechnungen können unsortiert, auf Papier und elektronisch (E-Invoicing) vorliegen
» Automatische Erfassung aller Rechnungsinhalte inklusive Tabellen und einer Vielzahl von Zusatzinformationen
» Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
» Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Wareneingang
» Zentrale Überwachung aller eingegangenen Rechnungen
» Verarbeitung internationaler Rechnungen
» Umfangreiche Prüfung auf Konformität mit Compliance-Anforderungen (EU-weit)
» Automatisierter Rechnungsfreigabe-Workflow
» Verarbeitung von Avisen
» Ausnutzung von Skontofristen und Einhaltung von Zahlungsfristen
» Integration in ERP-Systeme

E-Invoice-Suite

Extraktion
relevanter Daten

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet große Potentiale für effiziente und kostensparende Prozesse im Back Office. Mit unserer E-Invoice-Suite realisieren Sie dies durch eine performante eingangskanalübergreifende und qualitätsgesicherte Verarbeitung des gesamten Rechnungseingangs.

Alle für Ihre Geschäftsprozesse notwendigen Informationen aus eingehenden Rechnungen werden automatisiert erfasst und prozesskonform bis zur Freigabe und Buchung weiterverarbeitet – auf Basis vieler ERP-Systeme. Durch die sprachunabhängige Verarbeitung aller Rechnungen sind Sie für einen internationalen Einsatz ideal aufgestellt.

Scannen

Ihr Papierbeleg wird mit handelsüblichen Scannern oder Ihrem Multifunktionsgerät digitalisiert

Importieren

Die digitalisierten Belege und Belege aus anderen Medien (z.B. E-Mail, oder Fax) werden in die E-Invoice- Suite importiert

Klassifikation / Extraktion

Die Informationen auf den importierten Belegen werden mittels Optical Character Recognition (OCR) vollautomatisiert klassifiziert und ausgelesen

Verifikation

Die extrahierten Informationen werden vollautomatisiert mit den offenen Belegen aus Ihrem Warenwirtschaftssystem abgeglichen. Anschließend können die erstellten Buchungen von einem Mitarbeiter komfortabel in einem Web-Browser verifiziert und freigegeben werden.

Export

Die freigegebenen Buchungen werden in das Warenwirtschafts- system übernommen und der klassifizierte und volltextdurch- suchbare Beleg kann in Ihr Dokumentmanage- mentsystem oder in Ihre filebasierte Ablage exportiert werden.

Praktische
Zusatzfeatures

Stammdatenbasierte Extraktion

» Position der Felder muss nicht bekannt sein
» Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler und verschiedene Schreibvarianten)
» Qualitativ hochwertige Ergebnisse ohne Trainingsaufwand
» Zugriff auf Stammdaten gängiger ERP-Systeme via Datenbankverbindung oder SAP-Schnittstelle

Innovative Lernmethodik

Bereits erkannte Beleginformationen werden für die schnellere Erkennung von zukünftig zu analysierenden Belegen bereitgestellt:

» Selbstlernende Systemoptimierung
» Nutzung von kreditorbezogenem Verifikationswissen zur Optimierung der Erkennungsraten
» Selbständiges Verwalten von unterschiedlichen Dokument-Layouts eines Kreditors
» Kreditorenspezifisches Training entfällt vollständig

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